Obligation de vigilance : quels documents demander à vos sous-traitants, et quand
Toute entreprise qui confie une prestation, des travaux ou une vente d’au moins 5 000 € HT à une autre entreprise est soumise à l’obligation de vigilance (articles L8222-1 et D8222-5 du Code du travail). Elle doit vérifier que son cocontractant est bien déclaré et à jour de ses obligations sociales.
Qui est concerné ?
Tous les donneurs d’ordre, quel que soit leur secteur, dès lors que le contrat atteint 5 000 € HT. Le BTP est particulièrement concerné, du fait du recours fréquent à la sous-traitance.
Quels documents demander ?
- L’attestation de vigilance URSSAF, datant de moins de 6 mois.
- Un justificatif d’immatriculation lorsque le sous-traitant est immatriculé : extrait Kbis pour une société inscrite au registre du commerce et des sociétés, ou document équivalent (par exemple la carte d’identification pour un artisan).
À quelle fréquence ?
À la conclusion du contrat, puis tous les 6 mois jusqu’à la fin de son exécution. Un Kbis vérifié une seule fois au démarrage ne suffit donc pas pour un chantier ou une prestation qui dure.
Quels risques en cas d’oubli ?
Si le sous-traitant a recours au travail dissimulé, le donneur d’ordre qui n’a pas fait ces vérifications peut être tenu solidairement au paiement des cotisations sociales, des pénalités et des rémunérations dues (article L8222-2 du Code du travail).
La méthode simple
- Demandez l’attestation URSSAF à votre sous-traitant (il la télécharge depuis son espace).
- Pour le Kbis, inutile de le relancer : commandez-le directement sur Kbis Malin en quelques secondes, ou activez le suivi de la société pour recevoir un Kbis à jour tous les 3 mois et être alerté à chaque changement (dirigeant, siège, procédure collective, radiation).
- Classez les documents par sous-traitant avec leur date, pour pouvoir prouver vos vérifications.